Qu’est-ce qu’un SIRH ?

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Tenant compte du volume de travail et de la variété des tâches  qu’un responsable RH est amené à gérer dans son quotidien ainsi que de la quantité d’information qui risque de s’accumuler fastidieusement sans être organisée et exploitée, on comprend vite le besoin de faire appel à la technologie. La transformation digitale de l’entreprise est censée servir ce but : améliorer la qualité du travail, gagner en productivité et en efficacité et diminuer les coûts. Si votre but est de mieux organiser votre travail et d’automatiser certaines opérations administratives à faible valeur ajoutée afin d’augmenter la productivité au centre de votre département RH, nous vous présentons notre solution, le SIRH Formatissia ainsi que les avantages que cela peut apporter à votre entreprise.  Avant de se lancer, faut-il encore savoir de quoi on parle…

Mais qu’est ce qu’un SIRH ?

Un SIRH, acronyme du  Système d’Information des Ressources Humaines, est un système informatique composé des briques de métiers qui gère l’ensemble des processus RH de l’entreprise. Grâce à ses fonctionnalités, il permet d’automatiser les principales tâches liées la fonction RH:

  • la paie
  • la gestion administrative
  • la gestion des temps et activités
  • les tableaux de bord RH
  • les compétences et les connaissances
  • le recrutement
  • la gestion de la formation

Le SIRH est dédié à l’ensemble du département RH, chaque collaborateur ayant accès à sa brique de métier. C’est une solution au service des professionnels qui est censée améliorer la productivité et augmenter l’efficacité du workflow. Il présente l’avantage de pouvoir centraliser les données de vos clients et de vos collaborateurs et de pouvoir les exploiter à tout moment dans la stratégie de l’entreprise.

Quel est le rôle d’un SIRH ?

La fonction principale d’un SIRH est l’automatisation de tâches administratifs à faible valeurs ajoutées et chronophages : gestion de notes de frais, de temps de travail, réservations des salles, des compétences, demande de compétences, de la formation. Il accomplit aussi des fonctions liées aux gestions des talents, c’est-à-dire, l’accès aux dossiers du personnel pour effectuer des mises à jour des informations liées au profil professionnel, aux compétences, aux demandes et besoins de formation. En dehors de ça il est capable de gérer les règlements internes, les entretiens annuels, les notes de service, les visites médicales, etc.

Le SIRH FORMATISSIA : un logiciel incontournable de la gestion de la formation professionnelle

Le SIRH FORMATISSIA, développé par Camas en collaboration avec Externalis Formation, est un logiciel SIRH dédié à la gestion des ressources humaines, notamment à la gestion de la formation professionnelle. Son utilité est extrêmement appréciée par les entreprises et surtout par les responsables RH pour lesquels un tel outil est devenu incontournable, car il permet le pilotage complet du plan de formation jusqu’à la phase finale du processus.

Conçu en interne par des spécialistes de l’édition des logiciels métiers, il est accessible en mode Saas, ce qui permet aux entreprises d’y accéder facilement  sans que cela nécessite une installation directe sur vos serveurs.

Quels sont les avantages de Formatissia ?

Une partie du département RH est dédiée à la gestion des compétences des salariés et de leurs demandes de formation. Vue comme un investissement plutôt qu’une dépense, la formation professionnelle assure la performance de votre entreprise et l’épanouissement de vos collaborateurs. La mise en place d’une formation nécessite un long temps de travail et une organisation sans faille. Pour rendre les tâches administratives plus faciles, nous vous recommandons d’utiliser notre logiciel RH qui prend en charge l’ensemble des opérations administratives liées à la gestion de formation.

Il permet les  opérations suivantes :

Gestion budgétaire du plan de la formation

Une fois établi le budget des formations, la responsabilité de l’assistante des ressources humaines est d’avoir un suivi en temps réel des dépenses effectuées pour les formations. Si les besoins de formations sont nombreux dans le cadre de votre entreprise, gérer les dépenses budgétaires à l’aide des documents Excel est une pratique peu efficace et rédhibitoire. Vous avez besoin d’une visibilité et une corrélation des données de chaque formation, afin de maitriser l’état budgétaire.

Prise en charge des dispositifs de financement OPCA, FAFIEC

De plus, pour le financement de la formation aux différents titres (CIF, CPF, VAE etc.) il y a des dispositifs de prise en charge qui nécessitent un suivi administratif attentif car les règles de financement dépendent de l’organisme. Le SIRH Formatissia a développé le module OPCA qui vous tient  au courant de l’état de votre demande de prise en charge et des étapes à suivre pour obtenir votre financement à temps.

Recueil des besoins de formation

Une des étapes cruciales du lancement du plan de formation est le recueil des besoins de formation qui constitue la base de l’échafaudage du plan de formation. Les besoins de formation doivent correspondre aux collaborateurs et à l’orientation stratégique de l’entreprise. Formatissia permet de regrouper les besoins de formation, individuelles ou collectives et de pouvoir les saisir dans le logiciel à tout moment. En tant que manager, vous avez l’option de les intégrer directement dans notre logiciel, ou de les importer sous la forme d’un fichier Excel.

Gestion administrative et logistique

Une fois le plan de formation arbitré, on met en place les actions de formation.

Pour leurs réalisations,  vous devez suivre rigoureusement des étapes dont la centralisation des données et des documents est essentielle à une bonne organisation. Formatissia vous permet les réalisations des étapes suivantes:

  • constitution des sessions intra-entreprise et inter-entreprise,
  • envoi d’une proposition de formation
  • report ou annulation de la formation
  • création des sessions de formation qui vous permet d’avoir l’historique de toutes les formations réalisées par vos collaborateurs ou à venir,
  • saisie des documents pour la validation de la formation : inscription, convention, attestation de présence, feuilles de présence, facture, évaluation, convocation
  • évaluation de la qualité de la formation

Grace à sa fonctionnalité d’archivage, chaque action réalisée est traçable et planifiée pour que  vous ne perdiez pas le fil de l’organisation de votre formation à mettre en place.

Gestion des formations EHS

Les formations EHS ont un statut particulier, car elles sont obligatoires et renouvelables après un certain temps en fonction du type de formation. C’est pour cela que vous avez besoin d’un suivi pour chaque formation réalisée par vos collaborateurs. Si vous n’êtes pas au courant des prochaines dates de mise à jour de votre permis EHS vous risquez de perdre le droit d’exercer votre  activité dans ce domaine. Formatissia intègre une brique métier dédiée aux formations EHS qui permet de rester informé de l’état de validité de votre formation.

Les requêtes

Pour le suivi du  budget et du plan de formation, les RH font souvent des points avec leurs collaborateurs qui nécessitent des informations fiables et précises. C’est pour ça que l’utilisation d’un logiciel qui est capable de manipuler de larges données sollicitées lors de la réalisation de vos bilans est indispensable. Le SIRH Formatissia est capable de vous livrer des informations précises concernant le budget de la formation, les formations à réaliser ou  les dossiers des collaborateurs.

Le SIRH Formatissia n’est pas qu’un simple logiciel d’organisation et de planification des sessions de formation professionnelle. Il est un vrai dispositif informatique capable de prendre en charge tout le processus administratif de la gestion de la formation et qui donne des résultats rapides en terme de gain de temps, augmentation de la productivité et de la valorisation de ses collaborateurs.

Pour en savoir plus sur Formatissia n’hésitez pas à nous contacter pour demander une démo.